Fichier des écritures comptables non conforme : que faire ?

Le ficher des écritures comptables (FEC) est un document à remettre en application de l’article L.47 A du Livre des Procédures Fiscales en cas de vérification de comptabilité. Depuis l’année 2014, il est désormais obligatoire de rendre de manière dématérialisée ce fichier dans le cadre des avis de vérification adressés par l’Administration et de le remettre lors de la première intervention sur place ou, sur accord du vérificateur, au plus tard lors de la deuxième.

Qui est concerné par ce fichier ?

Cet article s’applique aux entreprises qui :

• tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ;
• sont soumis à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables ;
• et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité quel que soit leur régime d’imposition : bénéfices industriels et commerciaux comme bénéfices non commerciaux.

Cependant, quelques exceptions existent : les SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques mais aussi les auto- entrepreneurs.

Quelle est la forme du fichier attendue ?

Il peut être constitué sous forme :

• de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, remplissant les critères définis au VI de l’article A 47 A-1 du LPF ;
• ou bien de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur www.impots.gouv.fr, rubrique « Professionnels ».

Dix-huit informations quant aux données comptables sont obligatoirement à retrouver – dans l’ordre - dans le FEC, ces dernières sont ainsi listées au VII de l’article A 47 A-1 du LPF.

Quelle que soit la forme choisie, le respect des normes prévues par les textes est essentiel.

Comment tester la conformité de mon FEC ?

En pratique, l’Administration contrôle la conformité du FEC en l’insérant dans son propre logiciel « Test Compta Demat ».

La DGFIP met à disposition ce logiciel, disponible en téléchargement libre, vous permettant de contrôler le respect des normes édictées afin de prévenir d’une quelconque inconformité avant la présentation de votre FEC.

Que faire si mon fichier n’est pas conforme aux attentes de l’Administration ?

Il se peut que lors de la présentation de votre FEC à l’Administration, cette dernière vous fasse part d’une irrégularité de ce fichier. La remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues à l’article A 47 A-1 du LPF est formalisée par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.

Par conséquent, l’Administration vous communiquera une demande de mise en conformité de votre fichier et indiquera le délai qui vous est imparti pour procéder à ces modifications.

Le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités prévues au I de l’article L.47 A du LPF entraîne l’application d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant des redressements est supérieur à 50 000 euros, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

L’amende n’est applicable qu’une seule fois par contrôle, quel que soit le nombre d’exercices contrôlés.

Souvent, les irrégularités sont facilement corrigeables par l’utilisation de logiciels adaptés de correction.

En pratique, afin de corriger les irrégularités (notamment les champs manquants, mes cases vides, etc.) le recours à un avocat fiscaliste maitrisant ces outils informatiques est nécessaire.