Les logiciels de caisse et la TVA

Les caisses enregistreuses datent du 19ème siècle , inventées par les frères Ritty dans l’Ohio aux Etats-Unis, pour sécuriser les encaissements face aux vols d’employés. En 1879, la « Ritty’s Incorruptible Cashier » fut brevetée. En 1884, John H. Patterson racheta l’invention pour 6 500$ et fonda NCR Corporation, toujours active aujourd’hui. En 1906, Charles Franklin Kettering introduit l’alimentation électrique des caisses, permettant l’impression de tickets et un encaissement plus rapide.

La digitalisation moderne

Avec les progrès des ordinateurs et d’Internet, les caisses sont devenues connectées et intelligentes.

Les systèmes modernes fonctionnent sous Windows ou iOS (ex. iPad), et incluent :

• Une gestion intuitive des paiements.
• Des fonctionnalités avancées comme la gestion des stocks, des fichiers clients et des données comptables.

Aujourd’hui, les caisses ne se limitent plus à encaisser mais accompagnent globalement les commerçants dans la gestion de leur activité.

Les caisses enregistreuses ont donc évolué d’un simple outil de comptabilisation à un système intégré, connecté et essentiel à la gestion moderne des commerces.

Comment se procurer aujourd’hui une caisse enregistreuse

• Achat en magasin ou en ligne : il est possible d’acheter une caisse enregistreuse dans des magasins spécialisés, des distributeurs en ligne ou directement chez des fournisseurs spécialisés comme NCR, Square, ou Lightspeed.
• Location de caisse enregistreuse : certaines entreprises proposent des solutions de location de caisse enregistreuse, ce qui peut être une bonne option pour eviter à l’entreprise une investissement initial élevé.
• Solutions SaaS (Software as a Service) : pour les commerces plus petits ou ceux recherchant une solution plus flexible, des logiciels de caisse enregistreuse sont disponibles sur abonnement.Ces logiciels peuvent être utilisés sur des tablettes ou des ordinateurs. Par exemple, Square, iZettle ou Cegid proposent des systèmes de caisse basés sur le cloud, faciles à installer et à utiliser.
• Fournisseurs spécialisés : Vous pouvez aussi acheter des caisses enregistreuses auprès de sociétés spécialisées dans l’équipement pour les points de vente, comme Hewlett-Packard, Samsung, ou Epson (qui propose des imprimantes de tickets).

Les logiciels obligatoires pour la gestion de la TVA

En France, selon la loi*, les entreprises doivent utiliser un système de caisse enregistreuse certifié conforme aux exigences fiscales. Le logiciel doit répondre aux critères suivants :

Logiciel de caisse certifié : Le logiciel doit être certifié pour garantir que la TVA est correctement gérée et que le système ne peut pas être manipulé. La certification est obligatoire depuis 2018 (1er Janvier). Elle assure que le logiciel est conforme à la réglementation fiscale et empêche toute fraude fiscale.

Quelques exemples de logiciels certifiés :

• Cegid : Solution de caisse pour les professionnels.
• Loyverse : Système de caisse gratuit mais certifié.
• Tiller Systems : Système de caisse avec gestion de la TVA.
• Square POS : Solution pour les petites entreprises avec gestion de la TVA.

Gestion de la TVA : Les logiciels doivent automatiquement appliquer la TVA en fonction du taux en vigueur pour chaque produit. Le taux de TVA doit être configurable dans le logiciel pour correspondre aux différents taux en France (TVA à 5,5%, 10%, 20%, etc.).

Traçabilité et archivage des données : Le logiciel doit être capable de générer et d’archiver des rapports de vente détaillant la TVA collectée, afin que vous puissiez fournir ces informations en cas de contrôle fiscal.

Facturation et tickets de caisse : Le logiciel doit être capable de générer des tickets ou des factures conformes, avec toutes les informations requises par la réglementation, notamment le montant total TTC, le détail de la TVA, le numéro d’identification de l’entreprise, et la date de la transaction.

Mise à jour des données fiscales : Le logiciel doit être mis à jour pour tenir compte des changements dans la loi fiscale et des taux de TVA.

En résumé, pour garantir la conformité aux règles de la TVA, l’entreprise doit utiliser une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse qui gère la TVA de manière transparente et permet une traçabilité des transactions.

Ces caisses font systématiquement l’objet d’investigations par les inspecteurs en cas de contrôle fiscal.

* L’article 286-I-3° bis du Code général des impôts (CGI) précise l’obligation pour une personne assujettie à la TVA d’utiliser un logiciel ou un système de caisse qui respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Par Maxine CHANTREL et Esther LE GUELLEC